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IPR工作太杂乱繁琐?不妨打开这个工具箱

发布时间:2022.01.14 江苏省查看:1709 评论:9

大家好。

北风吹,年关到,转眼2021年接近尾声,不禁感慨,成为IPR,有一整年了

在这个「年关综合征」高发的时期,不知道是不是有IPR朋友,和我前段时间一样,每当回忆一段时间的工作,会容易感到焦虑,容易觉得没有收获和自我没有得到成长。

但是转念一想,只要我们还在踏踏实实地做好每一件事,想着自己要有成长和进步,就没什么好担心的。因为认真负责的态度和积极向上的追求,就表示我们已经走在成长的道路上了。

真正会让我们感到焦虑的,其实永远不是外在,而是我们内心的不确定和无秩序。

因此,今天的文章,我结合自己一年来的工作经验,汇总了一个「拯救杂乱工具箱」,望能够帮你加固「工作的秩序」。

如果你平时感到工作杂乱无章,不妨打开这个工具箱,找到内心坚持的秩序。

希望每位IPR朋友,都能够跟自己内心的秩序好好相处。

 

进行工作分类梳理

应对杂乱的第一步,就是要先做一件事情:进行分类梳理

平时工作中,你是不是经常会有这种感觉:项目申报材料还没弄完呢,科技部又找你帮忙提供一些数据,事务所的案子返稿了,你得忙着转给发明人审核,这个合同还没走完呢,那个付款又在催了,年底的汇报写没写,明年的计划做没做,等会,还有内部奖励的统计没进行呢……

我们为什么会感到工作杂乱?是因为,一件小事,如果我们不能将它在大脑中进行归类,它就会孤立的存在大脑的内存中,不和其他已经存储的信息产生联系。但是这种孤立存储久了,一来容易忘记,二来,大脑存取和调用这项工作的时候,需要耗费更多的精力,占用了我们更大的资源,从而产生疲累感。因此我们就会觉得杂乱和烦躁了。大脑擅长组块存储,如果我们能够将所有的工作分类组块,当一个新任务进来的时候,大脑轻松的将新的任务放到已有的块下,这种方式就会占用较少的资源,也就不觉得那么累了。

所以,当这种杂乱感到来之前,我们不妨先对现有的工作做一个归纳整理,将不同任务放在不同的位置。然后区分不同任务的重要性,如果不重要也不紧急,不可以先放一放。

举个例子,我们按照自己的经验的需要,把工作从任务属性和任务内容两个维度进行了梳理分类,我把它称之为框架法。也就是从两个维度搭建我们工作任务的框架

在属性方面包括 :日常事务、流程管理、日常管理、提升、审核评估

在任务内容方面包括:其他、项目、供应商管理、数据库、培训、技术布局、专利申请

优先级依次提升。

可以像这样:

1.png

所以,当一件任务进来的时候,先思考把它放在什么位置,这件任务重要性心理多少就先有个数了。

 

进行任务的内容拆分和时间规划

我们新收到的任务有时候几分钟就能结束,有时候却需要协调多个部门多个人员才能完成。这种需要多个部门协调完成的我暂且叫它项目吧。

对于稍微社恐的人,这种工作最容易被拖延,进一步又导致我们焦虑。

不是说很难,是我们想到它比较复杂,就很不愿意开始去做它。

那么当这样一个复杂的事情过来时,我们该如何做呢?

首先将工作内容上拆分,区分哪些是别人的工作哪些是自己的工作,分成若干个部分,核心是列清楚:谁在什么时间提供什么东西。我把它称之为3W方法。比如财务提供哪些数据,人力资源提供哪些数据,科技部提供哪些材料,每个部门的对接人是谁,提供材料的deadline是什么时候,都在邮件里写清楚明白,事情也就能够进行下去了。

其次,对于自己的工作,进行步骤上的拆分。完成这项任务的框架步骤是什么,每一步骤需要完成什么,大概需要多长时间,都列清楚。

比如现有一项引入一家新代理公司的任务,我该怎么完成这件事情?落实到IPR,可能这个任务的可以总结成对【什么价格委托哪个代理人为我们写案子】这件事做个评估。

可以拆分成几个步骤

1.     评估主代理人案件质量

2.     评估报价

3.     告知对方我们的决定(价格调整or代理人调整)

4.     达成一致

5.     合同流程

6.     案件委派

分成几个步骤之后,这件事就清晰的多了。

有人可能会觉得这要做事麻烦,磨刀不误砍柴工嘛。先梳理好框架和步骤,做事的时间其实会更加高效的,也不容易迷失方向和陷入牛角尖。

 

进行工作流程标准化

作为IPR,除了评估类和写报告,有很多工作都是重复性的。

比如流程邮件的转发,比如合同的评审、比如付款。这些事情看似简单,但是如果每次都重新做,也会耗费你的精力,比如邮件内容怎么写,比如付款第一步是做什么,检查还是填写系统,存档还是签字等。

对于这类重复性高、流程固定的任务,尽量不要占用我们的精力。如果没办法丢出去只能自己做的话,那完成这项任务的时候就尽量只劳力不劳心,可以把工作流程标准化,每次都按照流程执行,这个时间让大脑休息

比如邮件,我们可以把它分为几类:审查意见答复类、国内新申请审核类、定稿信息确认类、催促回信息类等。对于每类邮件,整理一个对应的模板,需要的时候复制粘贴过来就可以了。

再比如付款流程,看似简单,检查、存档、先写系统、更新台账、签字盖章一整具体做下来,还是有些繁琐的。担心漏了存档、担心填错信息、担心漏了更新台账。

有了这个sop我就不用每次都想着有没有漏掉哪一步啦

2.png

 

按照这种方式,只需要无脑按步骤执行就可。此时把自己当成机器人,把流程当成执行程序。而我自己就是看着自己默认程序执行,大脑此时在休息。

 

巧用工具提高工作效率

这里推荐的3个常用工具,来提高工作效率。这几个工具大家应该都很熟悉。

 

outlook

邮箱,其他邮箱也是一样的。我主要用到它的规则、分类和后续标志,帮我这个工具主要是用来处理流程事务,记录和分类邮箱过来的任务,附带提醒功能

规则用来区分不同的角色,是哪个事务所过来的邮件,便于查找

分类用来区分邮件的类别,我主要是用来区分状态:待办、待存档、等待回复、台账已更新、已完成等,

后续标志:主要是提醒该在什么时间处理邮件中的任务的作用

比如,事务所反馈过来一封邮件新申请返稿,我这边就需要和发明人审核初稿,如果我正在做一件需要集中的事情,会先标一个待办的分类,等到开始处理的时候,就转发给发明人希望他一周内答复,同时分类修改成等待答复,后续标志时间改为下周

3.png

Excel

主要是进行前面提到的工作梳理和任务拆分的功能

Word

存储邮件模板和各种流程

定稿审核sop

付款流程sop

收到政府拨款的后续处理流程sop

 

最后,希望作为IPR的我们,在未来的工作中,有更多的成长和解放。

记录于成为IPR的第一年


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评论列表

  • 第1楼
    技术万能的代理人,管理万能的ipr👿

    2022/01/14 12:30 [来自浙江省]

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  • 第2楼
    感谢分享!

    2022/01/14 12:48 [来自广东省]

    1 举报
  • 第3楼
    感谢大佬

    2022/01/14 14:43 [来自上海市]

    收起回复 0 举报
    • 2022-01-14 16:36:53 [来自江苏省]

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  • 第4楼
    11

    2022/01/24 09:37 [来自北京市]

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  • 第5楼
    劳力不牢心,这句说的太好了

    2022/01/25 09:34 [来自江苏省]

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  • 第6楼

    2022/02/18 11:42 [来自上海市]

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