给专利代理人时间利用的一些建议

沈泳律师从事专利代理，及律师工作十余年，以下是沈律师给专利代理人在代理工作中时间利用的一些建议，代理人可以作为参考。

1、区别利用不同时间段：
不同的时间有不同的价值，请明确自己每天的黄金时间，黄金时间匹配最需要脑力的任务，例如完成权利要求书；低效时间匹配较为琐碎的任务，例如完成一份补正；两者之间的时间则可以完成难度介于两者之间的任务，例如完成实施例的撰写等；

2、标准任务标准处理：
对经常处理的相似环节，请形成标准处理模式，例如：文件模板、处理流程；以最便利的方式存储好，并达到每次稍加修改就可以使用的程度；

3、区分大任务的不同阶段：
一个大的任务有“扫清障碍”阶段和“条件具备”阶段“，"扫清障碍”阶段需要尽早动手，避免延误，并将成果、提示积累到一份文件上，为下一阶段开展工作创造最好条件；“条件具备”阶段需要尽量一鼓作气，一次完成；

4、任务分解：
对大任务请分成几个小部分处理，譬如撰写专利，可以分成：阅读交底书-技术交流-等待回复-（条件具备后）撰写权利要求书以及背景技术、技术效果-等待审核-撰写实施例-检查完善等部分，对每个部分作为一个一次性完成的单元，尽可能一次性完成；尽量不要在一个完整的任务中间不断插入另外的工作任务，因为重新捡起被打断的思路有很大的时间损耗；

5、多线程和集中处理相结合：
要将宏观上的多线程工作和微观上的集中精力处理相结合；为了协调两者的关系，请随时更新好自己“工作状态监控表格”，通过该表格随时更新自己的进程，协调自己手头的各个任务；该表格也是向领导和同时说明自己工作进展的材料，请本着该原则进行相关记录，既不要过于繁琐，也不要语焉不详；

6、测水温工作法：
在任务很多的时候，可以采用“测水温”的方式，花少量时间看看某个工作是否属于“条件具备”的情况，这样可以避免将原本容易完成的工作耽搁过长的时间，以及明确哪些任务属于“硬骨头”，为时间规划做出合理安排；

7、五分钟工作法：
即每天抽出一个固定的时间段处理能够快速完成的事项，避免小事情累计，小事情的累计可能会导致期限延误或者其他部门的工作无法开展，还会成为大块任务的“干扰项”；对于此类任务，力争做到当日事当日毕，至少做到“24小时”内完成；

8、注意配合协调：
内部配合部门是每个人工作的重要的外部资源，请一定积极沟通，理解对方的要求，珍惜双方各自的劳动；公司要追求整体效率，就必须即各司其职，又积极配合，两者之间必须达成平衡，这样才能减少彼此的时间损耗；

9、上下级之间应当互相监督任务进展：
下级应当积极汇报自己的工作进展，避免上级部门处于失控状态；下级也要积极监督上级与自己相关的任务的进展，对上级起到监督提醒的作用；同样，上级应当积极监控下级的任务，并且也有责任告知下级自己时间分配的情况；应当明确，每个人都具有相同的标和职责：更好的完成客户的托付，以及通过提高整体效率获得公司和个人的更好收益；

10、创造条件，多开展具有复合收益的工作：
例如，指导老师结合正在指导的具体案例进行小范围培训，既对具体承担案件的代理人提供了案件指导，也对其他代理人处理类似案件带来了收益，并且不用花费过多的额外准备时间；再如，根据代理案件的具体经验及时形成专业文章发表，即起到经验总结的效果又可以提高行业内的影响力，好的专业文章还能够给自己带来长时间的复合收益。

以上建议，希望能对诸位专利代理人工作中的时间利用有所帮助。

来源：北京清汇律师事务所 沈泳律师